Con Aruba, ARPAT digitalizza i flussi documentali attraverso PEC, firma digitale e conservazione a norma.
L'ARPAT è l'Agenzia Regionale per la Protezione Ambientale della Toscana, l'ente che svolge il controllo, il monitoraggio e il supporto per tutti gli enti locali e le PA della Regione Toscana, nonché la raccolta, la lavorazione e la messa disposizione di tutti i dati ambientali che riguardano il territorio.
La necessità
La gestione documentale richiedeva PEC, firma digitale e un sistema di protocollo pienamente integrato.
La soluzione
Un software proprietario customizzato con il supporto della divisione Enterprise di Aruba fin dal 2009.
I vantaggi
Oltre il 90% dei documenti nativi digitali, con controllo in tempo reale di tutti i procedimenti.
la necessità
La volontà di ARPAT di aprirsi alla digitalizzazione nasce con la sensibilizzazione sul tema del protocollo informatico e della gestione documentale: questo ha portato all'acquisto di un sistema software adatto a questo tipo di processi, da cui sono poi gradualmente iniziati ulteriori processi di dematerializzazione dei flussi documentali attivati in Agenzia.
Dal 2009, anche per obblighi normativi, sono state introdotte le soluzioni di PEC e la firma digitale e il processo di digitalizzazione si è intensificato grazie alla nascita della collaborazione con Aruba. Oggi Arpat ha quindi un software proprietario, sviluppato e customizzato internamente, ed è possibile definirla a tutti gli effetti come una PA senza carta: tutti i documenti sono prodotti in originale digitale, gestiti e conservati a norma, e se è necessario averne una copia cartacea, il sistema consente di produrla in modo che sia conforme all'originale digitale, e quindi con la stessa validità giuridica.
la soluzione
È in questo ambito che ARPAT ha iniziato ad utilizzare una soluzione di Posta Elettronica Certificata integrata con il sistema di protocollo e gestione documentale dell'Agenzia e dal 2010 ha iniziato a dotare il proprio organico anche di firme digitali e firme digitali remote.
ARPAT ha scelto come interlocutore il team di Solution Architect e Service Manager della divisione Enterprise di Aruba poiché si è dimostrato capace di seguire le esigenze dell'Agenzia in tutte le fasi di ideazione, progettazione e attivazione dei nuovi processi IT.
i vantaggi
I risultati della digitalizzazione sono evidenti: dal 2012 ARPAT ha avuto un sorpasso della documentazione digitale rispetto alla cartacea e nel 2018 ha superato il 90% come percentuale di documenti digitali creati originariamente in digitale e spediti tramite PEC.
Tra i progetti di digitalizzazione in atto, due sono particolarmente significativi: la digitalizzazione dei rapporti di prova, ovvero della documentazione che scaturisce dalle analisi di laboratorio dell'Agenzia, e l'utilizzo della firma digitale remota che consente l'uso e la produzione della documentazione digitale ovunque ci si trovi, anche fuori dalla sede d'ufficio.
I vantaggi della scelta di digitalizzare si possono misurare in termini di efficienza, risparmio e organizzazione; a partire da un completo controllo dei flussi documentali. La direzione e i settori che si occupano di rendicontazione, di controllo e monitoraggio delle attività hanno, attraverso l'accesso ad un unico sistema, il controllo di tutti i flussi documentali, e quindi dei procedimenti.
Il sistema di ARPAT non gestisce solo il protocollo, ma l'intera gestione del fascicolo procedimentale: siccome quest'ultimo contiene i dati del procedimento, ha di fatto il controllo sullo stato dei procedimenti in tempo reale. Grazie all'utilizzo di soluzioni come firme digitali, firme digitali remote e PEC e allo studio di precisi processi aziendali ottimizzati attraverso tali funzioni e applicativi, ARPAT ha il 90% dei documenti interamente digitali e con l'aiuto delle soluzioni di Aruba continua ad essere un modello d'eccellenza nel mondo dell'innovazione digitale.