Case Study

Aruba Enterprise per Arpat

Dematerializzazione dei flussi documentali, firme digitali e PEC per una PA senza carta.

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L'azienda

L’ARPAT è l’Agenzia Regionale per la Protezione Ambientale della Toscana, l’ente che svolge il controllo, il monitoraggio e il supporto per tutti gli enti locali e le PA della Regione Toscana, nonché la raccolta, la lavorazione e la messa disposizione di tutti i dati ambientali che riguardano il territorio.

La Necessità

La volontà di ARPAT di aprirsi alla digitalizzazione nasce con la sensibilizzazione sul tema del protocollo informatico e della gestione documentale: questo ha portato all’acquisto di un sistema software adatto a questo tipo di processi, da cui sono poi gradualmente iniziati ulteriori processi di dematerializzazione dei flussi documentali attivati in Agenzia.

Dal 2009, anche per obblighi normativi, sono state introdotte le soluzioni di PEC e la firma digitale e il processo di digitalizzazione si è intensificato grazie alla nascita della collaborazione con Aruba Enterprise.

Oggi Arpat ha quindi un software proprietario, sviluppato e customizzato internamente, ed è possibile definirla a tutti gli effetti come “una PA senza carta”: tutti i documenti sono prodotti in originale digitale, gestiti e conservati a norma, e se è necessario averne una copia cartacea, il sistema consente di produrla in modo che sia conforme all’originale digitale, e quindi con la stessa validità giuridica.

Nel panorama italiano sono forti le spinte verso l’innovazione e la digitalizzazione della Pubblica amministrazione che sta diventando appunto una PA digitale. Arpat ha iniziato questo percorso da molto tempo, ha impiegato risorse, ha costruito progetti e raggiunto grandi obiettivi.

La Soluzione

E’ in questo ambito che ARPAT ha iniziato ad utilizzare una soluzione di Posta Elettronica Certificata integrata con il sistema di protocollo e gestione documentale dell’Agenzia e dall’anno dopo, ha iniziato a dotare il proprio organico anche di firme digitali e firme digitali remote.

ARPAT ha scelto come interlocutore il team di Solution Architect e Service Manager della divisione Enterprise di Aruba poiché si è dimostrato capace di seguire le esigenze dell’Agenzia in tutte le fasi di ideazione, progettazione e attivazione dei nuovi processi IT.

I Vantaggi

Dal 2012 ARPAT privilegia la produzione di documentazione digitale rispetto alla cartacea e l'utilizzo di soluzioni come firme digitali, firme remote e PEC, unitamente allo studio di precisi processi aziendali ottimizzati attraverso questi strumenti, consentono all’Agenzia di produrre digitalmente oltre il 90% dei documenti, rimanendo un modello d’eccellenza nel mondo dell’innovazione digitale.

Tra i progetti di digitalizzazione in atto, due sono particolarmente significativi:

  • la digitalizzazione dei rapporti di prova, ovvero della documentazione che scaturisce dalle analisi di laboratorio dell’Agenzia
  • l’utilizzo della firma digitale remota, che consente l’uso e la produzione della documentazione digitale ovunque ci si trovi, anche fuori dalla sede d’ufficio

I vantaggi della digitalizzazione, misurati in termini di efficienza, risparmio e organizzazione, si riassumono in un controllo completo dei flussi documentali e dello stato dei procedimenti in tempo reale.

“Nel futuro, digitalizzando ulteriormente tutti i nostri flussi documentali contiamo di accorciare, e quindi di efficientare sempre di più la nostra azione amministrativa e tecnica, e soprattutto di migliorare quindi, con questo, la protezione dell’ambiente toscano.” Monica Caponeri, Responsabile Gestione Documentale e Conservazione dell’ARPAT

La nostra pec a supporto della digitalizzazione di arpat

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